segunda-feira, 5 de junho de 2017

Os 6 principais vilões da gestão do tempo na advocacia

Sonia Tuyama
Nós acreditamos que entender o problema, descobrir sua origem e conhecer seus gatilhos já é 50% da resolução.
segunda-feira, 5 de junho de 2017

Como você administra as suas horas de trabalho? Para muitos profissionais autônomos e sócios de escritórios, a gestão do tempo na advocacia se assemelha a um "cubo mágico" impossível de decifrar. Você arruma a rotina de um lado, ela se bagunça do outro. E num ciclo infinito de terminar uma tarefa e engatar na próxima, o dia passa ainda mais rápido, sem atender ao seu desejo de durar mais um pouquinho.
Falando nisso, você tem ideia de quanto tempo dedica diariamente a atividades que, apesar de fundamentais para seu negócio jurídico, não são remuneradas? Mandar e-mail, responder WhatsApp, ir a reuniões, fazer networking, cuidar da parte administrativa do seu escritório. Tudo isso leva tempo e custa dinheiro. E quanto mais você se dedica a essas tarefas, menos espaço sobra na sua agenda para conquistar novos clientes e cuidar de questões sensíveis à sua advocacia.
Mas como resolver esse cubo mágico? Nós acreditamos que entender o problema, descobrir sua origem e conhecer seus gatilhos já é 50% da resolução. Por isso, listamos os seis principais vilões da produtividade que certamente estão afastando você de uma gestão do tempo eficiente. Continue a leitura para saber quais são!
Os seis principais vilões da gestão do tempo na advocacia
1. Dedicar muito tempo a tarefas administrativas
Criar uma planilha no Excel para acompanhar casos e processos, outra para o controle financeiro do escritório e mais uma para administrar as atividades de colegas e funcionários são práticas muito comuns. E o problema não está só na quantidade de documentos para atualizar e monitorar, está também na escolha do meio para acompanhar essas informações.
Será que essa é a forma mais rápida e eficiente de fazer isso? Vale parar um pouco e pensar se, na tentativa de organizar, você não está perdendo o foco da sua advocacia e do atendimento ao cliente para questões burocráticas.
2. Desorganização física e mental
Existe uma expressão que diz que "falta de tempo é desculpa para a falta de método", você já ouviu falar? A falta de organização talvez seja o maior vilão da boa gestão do tempo na advocacia. E quando falamos em desorganização o foco não deve ser direcionado apenas ao espaço físico de trabalho. É muito importante observar também se a forma como você organiza as informações virtuais e mentais não está comprometendo o seu rendimento.
Correr o risco de perder algum prazo porque estava difícil encontrar um documento, se confundir entre pastas e fichas, nunca saber onde guardou aquela anotação e ter a cabeça constantemente fervilhando de ideias e preocupações são alguns efeitos da desorganização generalizada. Se esse é o seu caso, recomendamos o ebook sobre GTD – um método de organização fácil de aplicar e eficiente – e este artigo com dicas certeiras para melhorar a organização do seu escritório. ;)
3. Busca manual de processos
Muitos advogados e estagiários passam a maior parte de seus dias pesquisando andamentos de processos nos sites dos tribunais, para depois copiá-los e colá-los em planilhas ou sistemas jurídicos.
Além de consumir muitas horas e dificultar a gestão do tempo, essa atividade repetitiva também consome recursos humanos que poderiam ser melhor utilizados na parte estratégica – e realmente emocionante – da advocacia. Se essa questão afeta o seu dia a dia, nós recomendamos este artigo e os conteúdos da sessão de organização e produtividade aqui do blog. :)
4. Sobrecarga de trabalho
Estar à frente do próprio negócio tem a suas delícias, mas também desperta algumas dores, não é mesmo? E uma delas é o famoso "levar trabalho para casa" ou sair do escritório altas horas da noite. E a vida pessoal, como fica? E aquele seriado que está atrasado? O livro que você começou a ler mas não saiu do primeiro capítulo? Vão sempre ficando para depois. E o depois nunca vem...
Encontrar o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal é um verdadeiro enigma para algumas pessoas. Mas é importante não se esquecer que trabalhar muito é diferente de trabalhar com foco. O Thiago Possiede, um de nossos clientes, contou um pouco da história dele pra gente aqui no blog. Ele explicou como conseguiu organizar melhor as atividades e gerir o tempo de forma mais eficiente (para ler na íntegra, é só clicar aqui).
5. Subestimar a utilidade da agenda
Quantos compromissos você já perdeu e para quantos você se atrasou porque não tem o hábito de usar a agenda? Quantas boas ideias você deixou de anotar a acabou perdendo? E quantas anotações você fez no papel, se esqueceu de passar para o celular e, quando precisou delas, não tinha como acessá-las?
Ferramentas tão simples como a agenda do celular, o bloco de de notas e a agenda em papel podem ser extremamente úteis se forem usadas com sabedoria. Neste post aqui nós falamos um pouco mais sobre diferentes tipos e usos de agenda para advogado para evitar situações como essas.
6. Uso de ferramentas complicadas
A tecnologia existe para simplificar a rotina ao máximo. Se você está sentindo o efeito contrário, é porque tem alguma coisa errada aí. Você pode, por exemplo, estar usando um sistema mais robusto e complexo do que realmente precisa. Você pode ter pulado etapas no aprendizado da ferramenta e não ter conhecido recursos importantes, que realmente tornariam sua rotina mais fácil. Ou, simplesmente, você pode ter escolhido uma ferramenta realmente difícil de usar. Falamos com mais profundidade sobre boas escolhas de sistema para advogados aqui aqui.
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*Sonia Tuyama é co-fundadora e diretora de produto na Aurum. Formada em ciência da computação pelo ITA, tem mais de 20 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para o setor jurídico.
http://www.migalhas.com.br/dePeso/16,MI259892,41046-Os+6+principais+viloes+da+gestao+do+tempo+na+advocacia

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