Mesmo assim, a emissão de notas fiscais pode gerar muitas dúvidas, inclusive após o processo de modernização que instaurou a Nota Fiscal Eletrônica. Veja a seguir algumas dicas que ajudarão sua empresa a emitir notas fiscais corretamente.
Os tipos de notas fiscais
As pequenas e médias empresas podem utilizar diversos tipos de notas fiscais. A Nota Fiscal Avulsa é a referente a operações de venda ou revenda de produtos diversos, despachos e circulação de itens.Já a Nota Fiscal de Venda a Consumidor é utilizada na venda direta de produtos. A Nota Fiscal de Prestação de Serviços diz respeito à prestação de serviço que a empresa prestou para outra pessoa jurídica.
Ainda há a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica, uma forma virtual e gratuita para emitir nota avulsa, mas que em contrapartida é oferecida por poucos Estados.
Por fim, há as Notas Fiscais Eletrônicas, uma opção para acabar com a papelada no empreendimento e emitir tudo eletronicamente, mas para isso é necessário que o Estado e/ou Município da empresa ofereça essa modalidade de nota fiscal.
O tipo da Nota depende da Atividade da empresa
Os procedimentos para obter nota fiscal variam de acordo com a atividade da empresa:Se o negócio for comercial ou industrial, o administrador deverá pedir a Nota Fiscal Avulsa na Secretaria da Fazenda do Estado. Essa etapa pode ser feita virtualmente em alguns Estados, por requerimento online. Além disso, se o Estado permitir a emissão de Nota Fiscal Eletrônica Avulsa, ele deve ter nome de usuário e senha do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal em um posto da Fazenda. É recomendável também arquivar todos os documentos de compra de mercadorias feitas pelo empreendimento, para ter nos relatórios da empresa.
Caso a atividade seja uma prestação de serviço, é necessário solicitar em uma gráfica a Autorização para impressão de documentos fiscais (AIDF) e levar uma autorização preenchida até a prefeitura da cidade para ser aprovada. Depois disso, deve-se voltar para a gráfica e imprimir o talão de notas fiscais.
Nota Fiscal eletrônica
Para solicitar esse tipo de nota fiscal, é necessário ter uma certificação digital junto a uma instituição certificadora, após consultar a relação no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI. Depois disso, deve-se credenciar na Secretaria da Fazenda Estadual e, posteriormente, instalar um sistema gestor e emissor de notas, para ter o controle de tudo.Micro Empreendedor Individual (MEI)
O Micro Empreendedor Individual está isento da emissão de nota fiscal para pessoas físicas. Entretanto, deverá fazer a emissão para relações comerciais diretas com pessoas jurídicas.Medidas de segurança
É importante, durante o processo de emissão e também recebimento de notas fiscais, o empreendedor tomar algumas medidas de segurança para evitar problemas. Recomenda-se implantar uma rotina para comprar e vender produtos, para que os envolvidos no universo das notas fiscais transmitam as informações da maneira certa, sem ninguém esquecer de nada. Além disso, lembre-se de checar a autenticidade das notas que são recebidas, consultando, por exemplo, o site da prefeitura emissora para verificar se o documento é verdadeiro. Também é possível modernizar o gerenciamento dessas notas com softwares.Por fim, não se esqueça de que o contador ou o setor ou mesmo empresa terceirizada responsável pela contabilidade deve estar ciente de todas as informações geradas nos processos de compra, venda e prestação de serviço.
Publicado por Agilize Escritório de Contabilidade Online
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